BAB IV Aliran Sistem Informasi yang Sedang Berjalan

BAB IV

ANALISA DAN HASIL

          

4.1. Analisa Sistem yang Sedang Berjalan

Tahap analisa sistem merupakan tahap yang sangat penting, karena tahap ini merupakan titik awal yang mempengaruhi kegiatan selanjutnya. Untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh user maka perlu dilakukan pengembangan sistem informasi. Pengembangan sistem informasi ini mengikuti suatu siklus dimulai dari analisa sistem, desain sistem dan pelaksanaan sistem. Selanjutnya pada bagian ini akan dijelaskan tentang Gambaran Umum Sistem dan aliran yang sedang berjalan.

4.1.1.      Aliran Sistem Informasi yang Sedang Berjalan

Setelah dilakukan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan, maka bentuk aliran sistem informasi yang ada pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional II Sumatera Barat dapat digambarkan seperti gambar 4.1 dibawah ini.

 

Gambar 4.1 : Aliran Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan

1.      Divisi Rencana dan Anggaran melakukan penghitungan rencana penggunaan Bahan Bakar Jenis HSD (High Speed Diesel Oil) setiap bulannya dan membuatkan Surat permintaan Bahan Bakar Jenis HSD (High Speed Diesel Oil)  dan diserahkan kepada Manager Sarana.

2.      Manager sarana mencek dan menandatangani surat permintaan Bahan Bakar Jenis HSD (High Speed Diesel Oil) dan mengembalikan kepada Divisi Rencana dan Anggaran.

3.      Divisi Rencana dan Anggaran menyerahkan surat permintaan Bahan Bakar Jenis HSD (High Speed Diesel Oil) yang telah ditandatangi oleh manager sarana kepada Pertamina.

4.      Pertamina mencek surat permintaan bahan bakar dan membuatkan DO (Delivery Order) sesuai kuota yang telah ditetapkan oleh BPH migas dan diserahkan kepada divisi sarana.

5.      Divisi sarana melakukan pengecekan bahan bakar sesuai DO (Delivery Order) dan menandatangani DO (Delivery Order). Kemudian membuat berita acara serah terima bahan bakar sebanyak dua rangkap dan diserahkan ke Senior Supervisor Dipo Lokomotif.

6.      Senior Supervisor Dipo Lokomotif menandatangani Berita Acara Serah Terima Bahan Bakar dan mengembalikan ke Divisi Sarana.

7.      Divisi sarana mencek berita acara yang telah ditandatangani dan menyerahkan satu rangkap DO (Delivery Order) ke pihak pertamina beserta satu rangkap berita acara. Satu rangkap DO (Delivery Order) dan berita acara lagi diserahkan ke Divisi Sarana dan Anggaran.

8.      Divisi sarana melakukan pengecekan stok BBM pada sarana dan menghitungkan total kebutuhan BBM perhari. Dan menyerahkan data stok BBM dan kebutuhan BBM kepada Divisi Rencana dan Anggaran.

9.      Divisi Rencana dan Anggaran melakukan validasi data stok BBM dan kebutuhan BBM dan membuat rencana dinas sarana dan diserahkan kepada Divisi Sarana untuk segera direalisasikan.

10.  Divisi Sarana mencek rencana dinas dan menyalurkan BBM ke sarana sesuai dengan kebutuhan. Fuel tiket merupakan hasil dari penyaluran ke sarana gerak yang di peroleh oleh divisi sarana dari print out flow meter arus kemudian ditandatangani fuel tiket tersebut sebanyak 2 rangkap

11.  Divisi Sarana membuat laporan pemakaian bahan bakar minyak harian berlandasan pada fuel tiket. Laporan pemakaian bahan bakar minyak harian dan fuel tiket tersebut diberikan kepada Senior Supervisor Dipo Lokomotif.

12.  Senior Supervisor Dipo Lokomotif mencek dan menandatangani laporan pemakaian bahan bakar minyak harian. Kemudian menyerahkan ke bagian Divisi Rencana dan Anggaran.

13.  Divisi Sarana dan Anggaran membuat laporan bulanan pemakaian bahan bakar sebanyak dua rangkap dan diberikan kepada Manager Sarana.

14.  Manager Sarana mencek dan menandatangani laporan bulanan pemakaian bahan bakar dan mengembalikan satu rangkap ke Divisi Sarana dan Anggaran.