BAB
III
HASIL
DAN PEMBAHASAN
3.1 Analisis Sistem yang
Sedang Berjalan
3.1.1 Sistem yang Sedang
Berjalan
Untuk
membuat sebuah sistem baru yang baik, terlebih dahulu kita perlu mendefinisikan
masalah-masalah yang ada pada system yang lama. Adapun permasalahan yang timbul
pada PT. ................. Padang pada saat ini adalah terletak pada sulitnya
memonitoring pendistribusian dana rehab rekon gempa .......... Hal
itu disebabkan terlalu luasnya wilayah kerja Konsultan Manajemen Kabupaten/Kota.
Kami menawarkan sistem baru
yang berbasiskan web dengan menggunakan bahasa pemograman PHP untuk mengatasi
kelemahan-kelemahan yang lama, sehingga diharapkan bisa membantu Tenaga Ahli
Konsultan pada PT.................................. dalam memonitoring
pendistribusian dan memberikan pelaporan secara cepat, tepat dan akurat.
Berikut
ini merupakan gambaran umum dari sistem pendistribusian dana rehab rekon gempa xxxx pada PT........... yang dapat digambarkan pada
sebuah Aliran Sistem Informasi (ASI).
Gambar
3.1 Aliran Sistem
Informasi Lama
Berdasarkan
gambar 3.1 aliran sistem informasi yang sedang berjalan di atas dapat
dijelaskan :
1. Penanggung
Jawab Opersional Kegiatan (PJOK) Provinsi menyerahkan data inventarisasi gempa
kepada Fasilitator Kelurahan yang telah direkrut dan dibagi wilayah kerjanya.
2. Fasilitator
Kelurahan Melakukan Validasi dan Verikasi Data dilapangan. Data yang telah
divalidasi dan diverifikasi, dilaporkan kepada Lurah setempat agar segera
dilakukan penetapan warga/korban bencana yang menjadi prioritas penerima
bantuan.
3. Data
warga/korban bencana yang akan menerima bantuan ditandatangani oleh Lurah
diserahkan kembali kepada Fasilitator.
4. Fasilitator
mencek kembali dan melaporkan data yang telah ditandatangani oleh lurah kepada
KMK sebagai laporan.
5. Laporan
dari Fasilitator Kelurahan di validasi ulang oleh KMK, apabila data tersebut
Valid maka KMK menandatangani Laporan KMK.
6. Berdasarkan
Laporan yang telah ditandatangani KMK, Fasilitator membentuk Kelompok
Masyarakat (POKMAS) penerima bantuan. Data POKMAS diserahkan kepada PJOK
Kabupaten/Kota.
7. PJOK
Kabupaten/Kota membuatkan Surat Keputusan (SK) Penerima Bantuan dan menyerahkan
kepada Bupati/Walikota
8. Bupati/Walikota
menandatangani SK Penerima bantuan dan menyerahkan kembali kepada PJOK
Kabupaten/Kota.
9. PJOK
mencek dan menyerahkan SK Penerima bantuan kepada Fasilitator Kelurahan.
10. Fasilitator
Kelurahan membuat RAB dan menyerahkan kepada KMK
11. KMK
mencek dan menandatangani RAB. Kemudian menyerahkan kembali kepada Fasilitator
Kelurahan.
12. Fasilitator
Kelurahan mengusulkan pencairan dana tahap 1 kepada KMK
13. KMK
mencek dan melaporkan Data Usulan Pencairan Dana Tahap 1 kepada Pejabat Pembuat
Komitmen (PPK).
14. PPK
membuatkan SPM dan menyerahkan kembali kepada KMK.
15. KMK
Cek SPM dan Melakukan Pencairan Dana Rehab Rekon POKMAS Tahap 1 dan menyerahkan
kepada Fasilitator Kelurahan Untuk didistribusikan.
16. Fasilitator
Kelurahan Mendistribusikan Dana Bantuan Tahap 1 kepada masing – masing POKMAS
berdasarkan data penerima bantuan.
17. POKMAS
menyerahkan Laporan Penggunaan Dana Bantuan Tahap 1 kepada Fasilitator
Kelurahan.
18. Fasilitator
Kelurahan membuat Laporan Realisasi Dana Bantuan Gempa Tahap 1, dan Mengusulkan
Pencairan Dana Bantuan Tahap 2 kepada KMK.
19. KMK
mencek dan mengusulkan Pencairan Dana Tahap 2 kepada Pejabat Pembuat Komitmen
(PPK).
20. PPK
membuatkan SPM pencairan dana tahap 2 dan menyerahkan kemudian menyerahkan
kepada KMK.
21. KMK
Cek SPM dan Melakukan Pencairan Dana Rehab Rekon POKMAS Tahap 2 dan menyerahkan
kepada Fasilitator Kelurahan Untuk didistribusikan
22. Fasilitator
Kelurahan Mendistribusikan Dana Bantuan Tahap 2 kepada masing – masing POKMAS.
23. Fasilitator
Kelurahan membuat Laporan By Name By Address dan menyerahkan kepada KMK dan
PJOK Kabupaten/Kota.
3.1.2
Analisa terhadap Sistem yang sedang
berjalan
Pada
penerapan system informasi yang baru, setiap langkah tindakan harus dilakukan
dengan cermat dan teliti. Begitu juga alasan mengapa system informasi yang lama
harus diganti dengan yang baru. Alasan tersebut dapat bermacam-macam yang
diantaranya yaitu dalam hal kecepatan pengolahan data, ketepatan dan
konsistensi yang lebih baik, pencapaian informasi yang lebih cepat dan lain
sebagainya. Begitu juga pada tahap pendefinisian masalah yang terdapat pada Konsultant
Manajeman Kabupaten/Kota PT. Gapura Nirwana Agung Consultant Cabang Padang.
3.2
Desain
Sistem
3.2.1 Rancangan
Sistem Baru
Untuk
mengatasi permasalahan diatas maka penulis akan mencoba untuk membuat suatu
system baru untuk proses monitoring pendistribusian dana rehab rekon gempa xxxx.
Dimana system ini diharapkan dapat membantu kinerja Tenaga Ahli Konsultan
Manajemen Kabupaten/Kota dalam memonitoring pendistribusian dana rehab rekon
gempa 2009.
Rancangan
Aliran Sistem Informasi Baru dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar
3.2 Aliran Sistem
Informasi Baru
Berdasarkan
gambar 3.2 aliran sistem informasi yang sedang berjalan di atas dapat
dijelaskan :
1. Penanggung
Jawab Opersional Kegiatan (PJOK) Provinsi mengentrykan data inventarisasi gempa,
Data Kabupaten, Data Kecamatan, dan Data Kelurahan. Data inventarisasi gempa diambil
Fasilitator Kelurahan yang telah direkrut dan dibagi wilayah kerjanya.
2. Fasilitator
Kelurahan Mencetak Form Data Inventarisasi Gempa dan melakukan Validasi dan
Verikasi Data dilapangan. Data yang telah divalidasi dan diverifikasi,
dilaporkan kepada Lurah setempat agar segera dilakukan penetapan warga/korban
bencana yang menjadi prioritas penerima bantuan.
3. Data
warga/korban bencana yang akan menerima bantuan ditandatangani oleh Lurah
diserahkan kembali kepada Fasilitator.
4. Fasilitator
mengentry data warga/korban penerima bantuan selama batas waktu yang telah
ditetapkan.
5. Data
warga/korban penerima bantuan yang telah dientrykan oleh Fasilitator Kelurahan
di validasi ulang oleh KMK dan kemudian melakukan update data korban penerima
bantuan.
6. Berdasarkan
Data yang telah divalidasi KMK, Fasilitator membentuk Kelompok Masyarakat
(POKMAS) penerima bantuan. Data POKMAS diserahkan kepada PJOK Kabupaten/Kota.
7. PJOK
Kabupaten/Kota membuatkan Surat Keputusan (SK) Penerima Bantuan dan menyerahkan
kepada Bupati/Walikota
8. Bupati/Walikota
menandatangani SK Penerima bantuan dan menyerahkan kembali kepada PJOK
Kabupaten/Kota.
9. PJOK
mencek dan menyerahkan SK Penerima bantuan kepada Fasilitator Kelurahan.
10. Fasilitator
Kelurahan membuat RAB dan menyerahkan kepada KMK
11. KMK
mencek dan menandatangani RAB. Kemudian menyerahkan kembali kepada Fasilitator
Kelurahan.
12. Fasilitator
Kelurahan mengusulkan pencairan dana tahap 1 kepada KMK
13. KMK
mencek dan melaporkan Data Usulan Pencairan Dana Tahap 1 kepada Pejabat Pembuat
Komitmen (PPK).
14. PPK
membuatkan SPM dan menyerahkan kembali kepada KMK.
15. KMK
Cek SPM, Entrykan Data Penerima Dana Tahap 1, dan Melakukan Pencairan Dana
Rehab Rekon POKMAS Tahap 1 dan menyerahkan Data Penerima Dana Tahap 1 kepada
Fasilitator Kelurahan Untuk didistribusikan.
16. Fasilitator
Kelurahan mencetak Data Penerima Dana Tahap 1 dan Mendistribusikan Dana Bantuan
Tahap 1 kepada masing – masing POKMAS berdasarkan data penerima bantuan.
17. POKMAS
menyerahkan Laporan Penggunaan Dana Bantuan Tahap 1 kepada Fasilitator
Kelurahan.
18. Fasilitator
Kelurahan membuat usulan Pencairan Dana Bantuan Tahap 2 kepada KMK.
19. KMK
mencek dan mengusulkan Pencairan Dana Tahap 2 kepada Pejabat Pembuat Komitmen
(PPK).
20. PPK
membuatkan SPM pencairan dana tahap 2 dan menyerahkan kemudian menyerahkan
kepada KMK.
21. KMK
Cek SPM, Entrykan Data Penerima Dana Tahap 1, dan Melakukan Pencairan Dana
Rehab Rekon POKMAS Tahap 2 dan menyerahkan kepada Fasilitator Kelurahan Untuk
didistribusikan
22. Fasilitator
Kelurahan Mendistribusikan Dana Bantuan Tahap 2 kepada masing – masing POKMAS.
23. Fasilitator
Kelurahan mencetak Laporan By Name By Address dan menyerahkan kepada KMK dan
PJOK Kabupaten/Kota.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar